Project Management, la ilusión de hacerlo todo

El término de «moda»

Para comenzar este proyecto, han venido una y otra vez, mil historias a mi cabeza, el cómo lo voy a contar, cómo haré que la definición de Project Management sea lo que realmente es cuando el término se ha puesto de moda en los últimos años y su significado se ha transgiversado mucho (a mi parecer)

La realidad es que la gestión de proyectos o Project Management es un concepto que se empezó a acuñar desde 1920, pero en realidad hay muchos otros grandes proyectos en la historia de la humanidad que sin querer ya lo empleaban (grandes proyectos como las pirámides de Egipto, el auge de la civilización maya, etc)

Actualmente, me he encontrado una y otra vez con emprendedores o inclusive empresas en las cuáles la figura del Project Manager se encarga de crear, liderar, negociar, campañas de marketing, escribir newsletters, ser community manager, saber de todo lo relacionado con el mundo audiovisual, entregar informes y reportes, ser capaz de generar mejoras en los procesos de trabajo, desarrollar productos (digitales y físicos según sea el caso), construir un ecommerce, hacer una web…

El listado de tareas es interminable, cada vez más complejo y según mi percepción -el mal concepto- de una persona que puede ser capaz de hacerlo todo en una empresa o emprendimiento.

 

¿Qué hace una Project Manager?

Esta idea me ha comido la cabeza muchas veces, pero lo primero que me gustaría aclarar es realmente ¿Qué hace una Project Manager?

Es el centro, la cabeza que une todas las partes, es la persona encargada de que la rueda gire y vaya de principio a final con las menores problemáticas posibles, en pocas palabras, es quién lidera y administra proyectos de principio a fin. Su principal objetivo es garantizar que el proyecto se complete de manera exitosa, dentro del alcance establecido, dentro del presupuesto asignado y dentro del plazo acordado.

Sus responsabilidades pueden variar según la organización y el tipo de proyecto, pero generalmente incluyen las siguientes tareas:

Planificación del proyecto

La Project Manager colabora con los interesados y el equipo para definir los objetivos del proyecto, establecer el alcance, identificar los recursos necesarios y desarrollar un plan detallado que establezca las actividades, los plazos y los hitos del proyecto.

Organización del equipo

La Project Manager selecciona y organiza al equipo de proyecto, asigna responsabilidades y asegura que cada miembro del equipo comprenda su rol y las expectativas del proyecto, esta para mí, es la etapa más importante, puesto que todo un proyecto depende de su capital humano, un equipo, que funciona como tal, que se apoya, que tiene las bases bien firmes y que es colaborativo, tiene mucha más posibilidad de no sólo conseguir el éxito, sino de tener una satisfacción personal.

Coordinación y seguimiento

La Project Manager supervisa y coordina las actividades del equipo, asegurándose de que se cumplan los plazos y se logren los hitos establecidos. También realiza un seguimiento del progreso del proyecto, identifica y aborda posibles desviaciones y toma las medidas correctivas necesarias.

Gestión de riesgos

La Project Manager identifica los posibles riesgos que podrían afectar el éxito del proyecto y desarrolla estrategias para mitigarlos. También está preparado para manejar situaciones imprevistas y tomar decisiones efectivas en caso de surgir problemas durante el desarrollo del proyecto.

Comunicación

La Project Manager es el punto de contacto principal entre los diferentes interesados del proyecto, incluyendo al cliente, el equipo de proyecto y la alta dirección. Debe comunicar regularmente el progreso del proyecto, los problemas identificados, las soluciones propuestas y cualquier cambio en el alcance o los plazos.

Gestión del presupuesto

La Project Manager es responsable de administrar el presupuesto asignado al proyecto. Debe controlar los costos, hacer un seguimiento de los gastos y garantizar que el proyecto se mantenga dentro de los límites financieros establecidos.

Y aunque parezca que efectivamente, que las funciones son de hacerlo todo, esto no es más que una ilusión, puesto que para conseguir el éxito de los proyectos, siempre hace falta un gran equipo.

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